Las formas también importan – Protocolo empresarial

Si hay un aspecto que conviene tener muy claro es que, como señala Carlos J. Redondo, editor de Protocolo.org, “son tan importantes las habilidades comerciales como las sociales. De una reunión, comida o fiesta puede salir un buen negocio. Pero, si una persona no se sabe desenvolver con soltura y buenos modales, la empresa puede perder una oportunidad inmejorable”. ¿Exagerado? Imaginemos estas situaciones:

  • Estás en medio de una negociación, os pilla la hora de la comida y decidís continuar con un almuerzo en el restaurante de la esquina.

A la hora de pagar empezáis una discusión sobre quién paga que se prolonga durante 10 minutos.

  • Te visita un cliente importante y tu secretaria le hace esperar 20 minutos en la recepción porque tú estás reunido.
  • En un evento de networking de negocios digitales te presentas vestido con un sobrio traje de chaqueta de cinco piezas, con gemelos y pañuelo en el bolsillo.

Cualquiera de estas situaciones transmitirá una mala imagen de tu empresa, mientras que, al revés, ser capaces de escoger correctamente tu vestuario, los temas de conversación y saber cómo atender a tus clientes te pondrán en situación de cerrar buenas operaciones o, cuanto menos, reforzar los lazos.

Cómo hacer las presentacionesSiempre se presentará las personas de menor rango a la de mayor rango. Lo normal es que lo haga alguien que actúe como intermediario, que suele ser el asistente o la secretaria. El saludo internacional es estrechar la mano. Los besos se reservan para el ámbito privado. Lo normal es presentar con el nombre y primer apellido y el cargo que ocupa en la empresa o por el que se vincula a nosotros.

De qué hablarEl anfitrión siempre empieza la conversación aunque normalmente sobre temas banales. Cuando se trata de una reunión, es también el anfitrión el que aborda los temas importantes. Cuando es un almuerzo o una cena, siempre dejará al cliente que sea él quien empiece a hablar de negocios. “El anfitrión no debe iniciar esta conversación forzando al cliente a entrar en el tema. Es más correcto dejar esta responsabilidad del lado del cliente”, afirma Redondo. Importante, en una comida, una vez cerrada una operación, se cambia de conversación. Cualquier fleco que quede se reserva para las negociaciones posteriores. Nunca se hablará de política, deportes, toros y sexo.

Algunas situaciones concretas

En un evento de ‘networking’
El protocolo es de mucha utilidad en los encuentros de networking. “Desde la organización del evento hasta la selección de los invitados, la disponibilidad de espacios de diálogo, el intercambio de tarjetas… Todo esto y mucho más contribuirá a ofrecer una imagen profesional (de la pyme y del emprendedor) muy adecuada y valorada por el entorno en donde se muevan las relaciones profesionales”, señala Ana María Aceituno, profesora de UNIR. “En estas reuniones se trata de aportar la mayor cantidad de ideas, producir sinergias y obtener los mejores resultados. No es cuestión de añadirle “rigidez” al encuentro con normas o reglas que no son necesarias”, añade Redondo.

En las redes sociales
“Cuando alguien se dirige a otras personas debe tener en cuenta eso, que son personas. Sólo cambia el medio de dirigirse a ellas. Las redes sociales, en muchos casos, se utilizan como una plataforma para hacer más cercana una empresa, idea o proyecto, pero eso no quiere decir que haya que hacerlo de una forma grosera, vulgar o chabacana”, insiste Redondo. Utilizar un lenguaje no apropiado o unas formas poco ortodoxas perjudican la imagen de una empresa. Hay que cuidar la ortografía, evitar las opiniones personales y contestar a todas las preguntas con cortesía y educación.

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